Comment Portland Public Schools a réduit son temps de travail de 80%
Délai de mise à jour des données TRIRIGA réduit de 80%
Économies de 200 heures par an grâce à l’automatisation
Assurance qualité à 99% pour garantir la performance SIG
Le contexte
Portland Public Schools (PPS) est l’un des plus grands conseils scolaires sur la côte nord-ouest du Pacifique.
Regroupant plus de 49 000 élèves dans 81 écoles, le conseil scolaire PPS propose des expériences d’apprentissage rigoureuses et de qualité, qui sont à la fois joyeuses et inclusives. L’équipe de l’aménagement et de l’immobilier œuvre à soutenir la mission du conseil en créant un milieu sain, sécuritaire et propice à l’apprentissage pour les élèves et le personnel.
Cette équipe utilise la solution de pointe IBM TRIRIGA pour la gestion de la maintenance assistée par ordinateur (GMAO) afin de gérer ses installations et ses immeubles avec un maximum d’efficacité opérationnelle. Grâce à IBM TRIRIGA, elle peut centraliser les données sur les actifs, faire le suivi des coûts d’exploitation, automatiser les flux de maintenance, maximiser l’utilisation des espaces, gérer les déménagements et plus encore.
Le défi
Dans un souci d’offrir des fonctionnalités à grande valeur ajoutée, TRIRIGA emploie une structure de données qui ne correspond pas aux normes de l’industrie géospatiale. Cette disparité complique l’accès à l’information pour les utilisateurs non initiés, en plus de rendre les analyses impossibles. Qui plus est, la méthodologie existante d’intégration des données CAD vers SIG était chronophage et présentait des difficultés de résolution des pannes. L’intégration entre TRIRIGA et le SIG passait par une connexion statique manuelle, ce qui entraînait des incohérences entre les données d’un système à l’autre.
L’équipe de l’aménagement et de l’immobilier de PPS a choisi une stratégie basée sur l’intégration pour automatiser le transfert des données CAD et synchroniser TRIRIGA avec ArcGIS. Voici ce qu’elle souhaitait accomplir:
- Réduire les silos de données au sein de l’organisation
- Améliorer la collaboration, l’efficacité et la prise de décisions
- Mettre les données à la disposition des autres départements
- Rendre les informations dans TRIRIGA plus accessibles pour les utilisateurs novices
- Permettre la création de rapports et de tableaux de bord à même la base de données ArcGIS
- Faciliter le transfert de données entre TRIRIGA et les autres systèmes de l’organisation
- Automatiser les processus existants et intégrer l’assurance et le contrôle de la qualité (AQ/CQ) au flux de travail
Après des années de tentatives d’intégration infructueuses à base de scripts, l’équipe de PPS a fait appel au soutien des experts FME de Consortech.
La solution
Avant de mettre la main à la pâte avec un projet aussi complexe, il nous fallait réaliser une étude de faisabilité. Nous avons opté pour une preuve de concept de concept collaborative afin de combiner les connaissances du client sur ses données et processus internes avec l’expertise de Consortech en intégration des applications. L’équipe de Consortech a collaboré avec l’équipe de de PPS pour réaliser de nombreuses itérations afin de créer un plan de projet d’intégration, lequel comportait un énoncé des travaux et détaillait toutes les étapes du projet – des jalons de réalisation à la ventilation détaillée des coûts.
Une fois le projet d’intégration complet approuvé, le chef de projet de Consortech a mobilisé une équipe multidisciplinaire composée de deux développeurs FME et d’un architecte de solutions. Consortech a pris la totalité du projet en charge, bien sûr, mais elle devait informer les trois autres intervenants (client, sous-traitants qui gèrent ArcGIS et sous-traitants responsables de TRIRIGA) des progrès accomplis en cours de route.
Nous avons élaboré un processus entièrement automatisé et exempt de code, du côté du développement afin d’assurer la synchronisation quotidienne des trois systèmes (ArcGIS, TRIRIGA et CAD).
Voici quelques statistiques illustrant l’ampleur du projet:
- 7 workspaces FME Form développés
- 3 automatisations FME Flow déployées
- 1 galerie d’applications FME Flow pour lancer le processus manuellement au besoin
- Plus impressionnant encore? Plus de 1000 transformers utilisés!
Tous ces éléments ont été livrés dans deux environnements distincts (UAT/PROD) afin de garantir une stabilité accrue durant la maintenance et le développement des mises à jour qui viendront améliorer la solution.
La valeur apportée
Des données CAD vers TRIRIGA avec un ArcGIS fiable: une synchronisation quotidienne pour y voir plus clair!
Malgré les difficultés de coordination du travail entre quatre intervenants, le projet a été réalisé à temps et dans le respect du budget. Les trois environnements (CAD, SIG et TRIRIGA) sont maintenant synchronisés chaque jour, ce qui permet au client de veiller à la qualité de sa base de données ArcGIS tout en ayant la certitude que ses renseignements sont traités et partagés de façon optimale.
Ce projet a également fourni un meilleur aperçu de la structure des données dans TRIRIGA à l’équipe de PPS, qui peut maintenant intégrer des données TRIRIGA supplémentaires à des fins d’analyse pour nos utilisateurs et la direction. Cela permet de prendre des décisions fondées sur les données en matière de gestion des actifs et des installations.
Des économies de temps et une qualité accrue
Le taux d’assurance qualité s’élève à au moins 99% pour l’ensemble des places devant être comptabilisées dans TRIRIGA et coordonnées avec Maps et le SIG. Nous accordons un haut degré de confiance à nos données, car l’AQ et le CQ sont automatisés et nous permettent de détecter les incohérences avant que les données ne soient à la disposition des utilisateurs.
Le délai de mise à jour des données dans TRIRIGA a été réduit de 80%. Alors que la mise à jour d’un tableau de données dans TRIRIGA demanderait normalement au moins deux jours, la préparation et les modifications ne prennent maintenant que quelques heures. Désormais, les mises à jour sont effectuées dans le système SIG et synchronisées automatiquement au moyen de FME.
Heures économisées grâce à notre intégration logicielle de TRIRIGA
100 heures par an pour l’intégration CAD: Temps qui serait requis pour le nettoyage, l’édition, l’intégration et la correction de fichiers DWG – qu’ils soient nouveaux ou modifiés – avec un analyste SIG.
50 heures de tâches d’audit par an: Temps normalement requis pour la recherche d’inexactitudes en procédant par élimination. Les rapports automatisés de FME dressent l’inventaire des espaces existants qui correspondent à des polygones manquants dans CAD, signalant ainsi les inexactitudes sans nécessiter une recherche de notre part.
50 heures par an pour la modification ou la mise à jour des données: L’outil FME offre également des fonctionnalités de création de rapports en continu afin de détecter les incohérences lors de nos mises à jour de TRIRIGA et de CAD, et durant la coordination entre les systèmes CAD et SIG. Si un espace est éliminé ou que son usage vient à changer, la coordination et la mise à jour avec l’analyste SIG ne sont plus requises.
Malgré les contraintes budgétaires, les défis associés à la structure des données dans TRIRIGA et la participation de plusieurs fournisseurs, nous avons misé sur le pouvoir transformateur des conseils d’experts. Nous avons découvert en Consortech un partenaire qui nous a aidés à franchir ces obstacles, en plus de renforcer les capacités d’analyse de notre département. Grâce à ses solutions novatrices, l’équipe de Consortech a su concevoir un système dynamique avec grand soin. Elle a ainsi propulsé notre groupe vers l’avant en établissant des liens entre des structures de données jadis considérées comme hermétiques. Les retombées ont été extraordinaires, et nous avons constaté une augmentation remarquable de nos capacités d’analyse et de gestion des données depuis que nous utilisons FME pour intégrer et transformer nos données.